La partecipazione degli studenti al programma Erasmus presso Saint Louis Music Center S.r.l. comporta che siano raccolte informazioni che costituiscono dati personali ai sensi del d.lgs. 196/2003 e ss.mm.ii. (di seguito, il “Codice”) nonché del Regolamento (UE) 2026/679 (di seguito, il “GDPR”).
1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del Trattamento è Saint Louis Music Center S.r.l. (“la Società”), con sede legale in Via Cimarra 19/B, Roma CF e P.IVA 05731131008 (di seguito, il “Titolare” o “Saint Louis”) e fornisce agli studenti Erasmus e, per loro tramite, a coloro cui si riferiscono i dati trasmessi (di seguito, gli “Interessati”, “Allievi” o “Studenti”), l’informativa privacy ai sensi dell’art. 13 del GDPR. La presente informativa sul trattamento dei dati personali si intende resa anche nei confronti del Suo contatto di emergenza ai sensi dell’art. 14 del GDPR. A tal riguardo, Lei si impegna a rendere la presente informativa al Suo contatto di emergenza nel caso in cui nel corso del Suo rapporto con il Titolare, Lei dovesse comunicare i suoi dati personali a quest’ultimo.
In ogni momento è possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti: privacy@saintlouis.eu o all’indirizzo sopra riportato. Il Titolare non ha individuato la figura del Responsabile della protezione dei dati (RPD o DPO), in quanto non è soggetto all’obbligo di designazione previsto dall’art. 37 del Regolamento.
2. DATI TRATTATI
I dati trattati sono quelli forniti dallo studente attraverso la domanda di partecipazione Erasmus. Si tratta, più precisamente, dei seguenti dati riferiti allo Studente:
Dati anagrafici, di Contatto, Curriculari e relativi al Percorso di Studi
I dati trattati mediante l’invio dell’apposita domanda di partecipazione Erasmus, sono il nome, cognome, luogo e data di nascita, nazionalità, residenza/domicilio, (di seguito, i “Dati Anagrafici”), nonché numero di telefono, e-mail (di seguito, i “Dati di Contatto”), tutti gli ulteriori dati contenuti all’interno del curriculum dell’Allievo (di seguito, i “Dati Curriculari”) e tutti i dati relativi al percorso di studio dello Studente (di seguito, i “Dati del Percorso Studi”).
Dati Assicurativi e Bancari
Nel caso di selezione, saranno inoltre trattati i Dati relative alle coperture assicurative stipulate dall’Interessato (di seguito, i “Dati Assicurativi”). Nel caso di assegnazione di borsa di studio saranno inoltre oggetto di trattamento le coordinate bancarie e i Dati Identificativi dell’intestatario del conto (di seguito, i “Dati Bancari”). Sono inoltre trattati i Dati Identificativi della persona individuata come contatto di emergenza.
I dati sopra elencati potranno genericamente essere individuati a seguire come “Dati”.
3. FINALITA’ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO
I Dati raccolti sono trattati per: (i) la gestione delle richieste di partecipazione al progetto Erasmus; (ii) avvisi e comunicazioni relativi all’esito della procedura di partecipazione; (iii) la gestione organizzativa delle attività con l’istituto ospitante e gli enti coinvolti; (iv) l’erogazione dei contributi; (v) la gestione degli obblighi in materia contabile e amministrativa.
Le basi giuridiche su cui si fondano i trattamenti dei Dati di cui ai puti (i), (ii), (iii), (iv) e (v) sono: l’esecuzione delle misure precontrattuali e degli obblighi derivanti dal contratto di cui è parte l’Interessato (art. 6, comma 1, lett. b) del GDPR) e l’adempimento di obblighi di legge cui è soggetto il Titolare (art. 6, comma 1, lett. c) del GDPR).
Nel caso si rendesse necessario, i Dati dell’Interessato potranno anche essere utilizzati a fronte dell’interesse legittimo del titolare di svolgere attività difensive o fare valere o difendere un diritto in sede giudiziaria (art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR).
4. DESTINATARI DELLA COMUNICAZIONE DEI DATI
I Dati conferiti potranno essere conosciuti dal (i) personale interno espressamente autorizzato al trattamento dei Dati dell’Interessato per lo svolgimento delle attività di competenza dell’area in cui opera; (ii) all’istituto ospitante per le operazioni relative al progetto cui l’Interessato partecipa e (iii) agli Enti e alle Istituzioni (quali: Commissione europea, Ministero dell’Università e della Ricerca) nei cui confronti la Società ha specifici obblighi di legge; dai soggetti esterni di cui il Titolare si avvale e, precisamente: (iv) dalla società che presta servizi di consulenza in materia contabile e fiscale per le finalità contabili amministrative legate al rapporto in essere e agli obblighi di legge cui la Società è soggetta; (v) dalle società di finanziamento nel caso di specifiche richieste da parte dell’Interessato stesso, (vi) dagli istituti bancari per la gestione dei pagamenti e incassi derivanti dal rapporto in essere, (vii) dalle società informatiche che svolgono attività di assistenza sui sistemi utilizzati dal Titolare per il trattamento dei dati, (viii) dai consulenti per la gestione del contenzioso e per l’assistenza legale nel caso di eventuali controversie per cui si rendesse necessario il loro coinvolgimento.
Si precisa che alcuni dei soggetti indicati operano quali responsabili del trattamento e che la comunicazione a coloro che operano quali autonomi titolari viene effettuata senza richiedere il consenso dell’Interessato se prescritta da obblighi di legge o necessaria a dar corso agli obblighi derivanti dal rapporto contrattuale o all’interesse legittimo indicato nelle finalità del trattamento.
L’Interessato potrà inoltre richiedere al Titolare la lista dei soggetti che opereranno in qualità di responsabili del trattamento (in tal caso, essi sono nominati per iscritto dal Titolare, ai sensi dell’art. 28 del GDPR, e tratteranno dati personali per conto del Titolare) ovvero in qualità di autonomi titolari del trattamento. La comunicazione è comunque limitata alle sole categorie di Dati la cui trasmissione si rende necessaria per lo svolgimento delle attività e finalità perseguite.
Si precisa infine che, così come indicato nel bando, la graduatoria degli studenti selezionati, con l’indicazione degli assegnatari delle borse di studio, viene affissa all’Albo e pubblicato sul sito internet della Società, con conseguente accesso ai dati da parte di coloro che accedono ai locali della Società e all’area dedicata del sito. Tali dati rimarranno pubblicati per i tre mesi successivi alla pubblicazione.
5. LUOGO DEL TRATTAMENTO DEI DATI
La Società utilizza strumenti informatici interni ai locali aziendali e la piattaforma fornita dalla Commissione europea per gestire e rendicontare i progetti Erasmus.
I dati saranno trasferiti fuori dall’UE nel caso in cui lo studente abbia selezionato un Paese extra UE e, quindi, nel caso in cui si renda necessario, per dare corso al progetto aderito, una comunicazione di dati all’istituito ospitante e, in tal caso il Titolare si assicurerà che il trasferimento avvenga in conformità al GDPR e, in particolare, in conformità agli artt. 45 (Trasferimento sulla base di una decisione di adeguatezza) e 46 (Trasferimento soggetto a garanzie adeguate) del GDPR.
6. MODALITA’ DEL TRATTAMENTO, PERIODO DI CONSERVAZIONE E MISURE DI SICUREZZA
I Dati raccolti sono trattati con strumenti informatici e con modalità cartacee dal personale autorizzato, nel rispetto degli obblighi di sicurezza prescritti dalla vigente normativa per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. I Dati conferiti attraverso la domanda di partecipazione sono conservati per il tempo strettamente necessario a valutare la candidatura e all’elaborazione della graduatoria e poi cancellati nel caso di mancata selezione, fatti salvi i casi di esigenze difensive (che potrebbero rendere necessaria una conservazione ulteriore).
Nel caso di selezione, i Dati conferiti e acquisiti durante il rapporto saranno conservati per tutta la durata del progetto e per il tempo necessario all’espletamento degli obblighi sottesi al trattamento. Più precisamente i Dati contenuti nelle domande di iscrizione al progetto Erasmus e nelle liberatorie saranno conservati per un periodo pari a quello previsto dalla normativa sulla prescrizione, fatta salva la necessità di tutela degli interessi del Titolare e dell’Allievo in sede civilistica. Sono in ogni caso fatte salve eventuali esigenze difensive per cui i Dati potranno essere conservati anche oltre i termini indicati.
7. OBBLIGATORITA’ DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei Dati di cui al paragrafo 3 (i), (ii), (iii), (iv) e (v) è facoltativo ma, in mancanza, non sarà possibile presentare la domanda e partecipare al progetto.
8. DIRITTI DELL’INTERESSATO
Gli Interessati sono titolari di diritti conferiti dal GDPR. In particolare, ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR hanno il diritto di chiedere e ottenere l’indicazione: (i) dell’origine dei dati personali; (ii) delle finalità e modalità del trattamento; (iii) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; (iv) degli estremi identificativi del titolare e dei responsabili; (v) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati.
Inoltre, gli Interessati hanno il diritto di ottenere:
- l’accesso, l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi hanno interesse, l’integrazione dei dati;
- la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o la limitazione dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
- l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
Inoltre, gli Interessati hanno:
- il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, qualora il trattamento si basi sul loro consenso;
- il diritto alla portabilità dei dati (diritto di ricevere tutti i dati personali che li riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico);
- il diritto di opporsi:
- in tutto o in parte, per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che li riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
- in tutto o in parte, al trattamento di dati personali che li riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale;
- qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, in qualsiasi momento, al trattamento dei loro dati effettuato per tale finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto;
- qualora ritenessero che il trattamento che li riguarda violi il GDPR, il diritto di proporre reclamo a un’Autorità di controllo (nello Stato membro in cui risiedono abitualmente, in quello in cui lavorano oppure in quello in cui si è verificata la presunta violazione). L’Autorità di controllo italiana è il Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia n. 11, 00187 – Roma (http://www.garanteprivacy.it/).
Al fine di esercitare i diritti, è sempre possibile contattare il Titolare ai recapiti suindicati.